با عنايت به رشد و توسعه تکنولوژی اطلاع رسانی در جهان و درخواست روز افزون استفاده اين فناوری در سطح کشور و تاکيد دولت به ايجاد شهر های الکترونيکی لزوم ايجاد سيستم های پيشرفته اطلاع رسانی که پاسخگوی نياز های اقشار مختلف مردم باشد، بيش از پيش مشاهده می شود . سازمان آمار و فناوری اطلاعات شهرداری يزد در راستای تحقق اين هدف با ارائه سيستم جامع اتوماسيون اداری _مالی کوشيده است به شايستگی پاسخگوی تمام نيازهای موسسات مختلف اداری ، صنعتی و بازرگانی باشد.

نـرم افزارهـاي ارائـه شده توسـط اين ســازمان عبـارتند از :

3- سيستم پرسنلي

4- سيستم انبار و حسابداري انبار

5- سيستم اموال و استهلاك

6- سيستم حقوق و دستمزد

7- سيستم حضور و غياب

8- سيستم اعتبارات و بودجه

9- تلفن گويا

فرستادن اطلاعات جداول سيستم يا اطلاعات گزارشات به Excel براي انجام كارهاي آماري پيچيده و تهيه چارتهاي گرافيكي تغيير عناوين.

 - اقلام اطلاعاتي يا عرض ستونها و ذخيره آنها توسط كاربر.

 - نقل و انتقال اطلاعات با سيستمهاي ديگر با فايلهاي مختلف مانند Paradox ، Dbase ،  Fox Pro و… و امكان تغيير زبان اطلاعات ازDos به Windows و يا بالعكس.

 - نمايش اطلاعات بر اساس Sort مورد نظر كاربر بر اساس تمامي اقلام اطلاعاتي يا چندين فيلد تركيبي در تمامي فرمها.

 - ساختن گزارشهاي مورد نياز توسط كاربر با استفاده از گزارش ساز بسيار قدرتمند و در حين حال ساده همره با محيط فارسي و امكان آرشيو گزارشها و تبديل به شكلهاي مختلف مانند Excel، Html ، pdf و ... .

 - جستجو و فيلتر بر اساس هر قلم اطلاعاتي و چندين قلم اطلاعاتي در هر فرم .

 - مديريت كاربران بسيار قدرتمند گرافيكي و درختي براي ساخت گروههاي مختلف با امكانات و سطح دسترسي هاي مختلف با تعريف فيلترهاي گوناگون كه ميزان دسترسي از منوها و فرمهاي مختلف گرفته تا حد فيلدهاي اطلاعاتي قابل تعيين مي باشد .

 - امكان تهيه پشتيبان كامل يا اختلافي و فشرده سازي آنها براي كاهش فضاي مورد نياز و همچنين كاهش هزينه جمع آوري اطلاعات سيستمهاي شعب كه ممكن است در شهرهاي مختلف باشد.

 - راهنماي Html و رابط كاربر بسيار ساده براي يادگيري و مبتني بر MDI .

 - كاربر با وصل شده به سايت سازمان مي تواند آخرين ويرايش نرم افزارها را دانلود كند و بدون داشتن تخصص بالا و با استفاده از تكنولوژي Service Pack  سازمان سيستم خود را به روزرساني كند.

 - طرحهاي در دست اجرا كه به تمام سيستمها اضافه خواهند شد.

 - امكان امضاي الكترونيك با استفاده از روشهاي مدرن رمز گذاري و حفاظت اطلاعات .

 - ايجاد محيط براي تغيير شكل فرمها و صفحه ها و بطور كلي تغيير تمام رابط كاربر سيستم توسط خود كاربر.

 - اضافه كردن امكانات جديد به سيستمها با استفاده از زبانهاي Script مانند Script Vb، Java Script  وScript Pascal   توسط كاربر بدون نياز به كد برنامه اصلي.

 - امكان كار بر روي Internet به شكل Active X با استفاده از Internet Explorer و يا بدون احتياج به اين نرم افزارهاو به شكل فايل اجرايي مستقل.

در گذشته وظايف سيستم حسابداري عمدتاً به انجام امور متعارف دفتر داري و تهيه صورت هاي مالي ذيربط محدود مي گرديد در حاليكه امروز علاوه بر بهبود بخشيدن به روش هاي انجام امور جاري نياز به نظارت موثر بر روند عمليات و تأمين نيازهاي اطلاعاتي مديريت احساس مي شود. سيستم موجود با نگرش اين موضوع و در راستاي يكپارچگي و تجمعي عمليات يك سازمان تهيه و تدوين گرديده است.

- امكان اجراي عمليات در اطلاعات مالي سالهاي فعال.

- امكان نگهداري اطلاعات مالي به صورت سنواتي و دستيابي به آنها در زمان دلخواه.

- امكان تعريف طبقات مختلف حساب مانند گروه ، كل ، معين ، تفضيلي و سطوح مياني به تعداد دلخواه و با اندازه هاي دلخواه.

- امكان ورود اطلاعات بودجه و مقايسه آن با عملكرد (اسناد مالي) .

- امكان ثبت اطلاعات در ريزترين سطح (ضمائم)و كنترل آنها بر اساس قانونمندي تعريف شده براي حساب مربوطه.

- امكان شبيه سازي اسناد (تهيه اسناد جديد)از مجموعه اطلاعات اسناد سالهاي مختلف و اعمال تغييرات عمومي در آنها.

- امكان تهيه گزارشهاي مالي از اطلاعات يك يا چند سال مالي بدون ضرورت ثبت دائم (به روز آوري)اسناد.

- تهيه انواع گزارشهاي چند ستوني ، ترازها ، دفاتر ،‌خلاصه دفاتر ، مغايرتها ي مختلف بانكي و غيره.

- امكان تعريف بانكها و شعبات طرف حساب و دسته چكهاي مربوطه و صدور اتوماتيك چك از روي اسناد از دسته چكهاي مشخص و يا صدور دسته چك به همراه كنترل موجودي بانك .

- نمايش درختي حسابها و ارائه اطلاعات مالي آنها در تمام سطوح براي دسترسي سريع و آسان و آخرين اطلاعات مالي حسابها بر اساس بازده هاي مختلف مانند : تاريخ يا شماره اسناد اين قسمت براي استفاده مديران بسيار مفيد مي باشد كه با چند كليك موس حياتي ترين اطلاعات مالي را در اختيار خواهند داشت.

- امكان تعريف مراكز هزينه براي رديفهاي اسناد .

- امكان ارتباط با سيستمهاي پرسنلي و اموال و انبار براي صدور اتوماتيك اسناد مربوطه.

- صدور اتوماتيك اسناد افتتاحيه در سطوح دلخواه و صفحات مورد نظر ، طبقه بندي اسناد در صد سريال متفاوت(تخصصي كردن اوضاع عملياتي متفاوت در سازمان مالي).

- تعريف اختيارات كاربران مختلف در ايجاد / اصلاح/ حذف / رويت و تاييد اسناد در سريالهاي مختلف.

-نگهداي اطلاعات گردش اسناد در سلسله مراتب سازماني ( تنظيم كننده / وارد كننده / اصلاح كننده/ رسيدگي كننده / تاييد كننده / تصويب كننده).

- توليد گزارشها با هر نوع تركيب ، تلخيص و طبقه بندي به صورت تصويري ، چاپي و نموداري بدون نياز به برنامه نويسي.

- ايجاد رمز در بخش گزارشها به منظور حفظ ساختمان گزارشهاي تعريف شده در يك سازمان ( توسط مسئولين مالي) و سلب اختيار تغيير در ساختمان گزارش از كاربران ديگر.

- ايجاد سيستم پايگاه مركزي جهت دريافت، ذخيره و دستيابي به اسناد شركتهاي هم گروه و همچنين تهيه گزارشهاي تجميعي و مقايسه اي ( حسابداري كارگاهي ، حسابداري شعب و ...) .

- امكان معرفي حسابها و مراكز با ساختار دلخواه و ... .

     - كنترل مراحل گردش اسناد جهت تاييد در سلسله مراتب سازماني .

سيستـم اتومـاسيـون اداري

امروزه مديران موفق به مديريت زمان در مجموعه تحت رهبري خود بسيار اهميت مي دهند و مي كوشند به هر ترتيب راهكارهاي كار آمدي را براي صرفه جويي زمان در سازمان خود بيابند . نرم افزار اتوماسيون اداري ابزاري است كه به شايستگي مي تواند پاسخ گوي بخش هاي عمده اي از اين نياز باشد . در حقيقت اين نرم افزار به گردش مكاتبات، سازمان مي بخشد و با حذف كاغذ موجبات صرفه جويي در زمان و بهره وري نيروي انساني و پيشبرد امور يك سازمان را فراهم مي آورد.

اين نرم افزار به گونه اي طراحي شده كه قابليت متناسب سازي با نياز گسترده وسيعي از سازمان ها ،‌موسسات و وزارتخانه ها وجود دارد.

 - ثبت و گردش مكانيزه مكاتبات ( وارده ،‌داخلي ، صادره ) و پيام هاي داخلي.

 - تعريف دبيرخانه هاي مختلف سازمان و اجراي عمليات مستقل در هر دبيرخانه.

 - تعريف سمتهاي ساختار سازماني و محدوده مجاز اجراي عمليات هر سمت در سيستم .

 - تعريف كاربران و محدوده مجاز اجراي عمليات كاربري .

 - تعريف گروههاي كاري از سمت ها و كاربران جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات و پيام.

 - تعريف طبقه بندي مكاتبات اداري ( عادي ، محرمانه ، سري و ...).

 - تعريف سطح دسترسي سمت ها به انواع مكاتبات طبقه بندي شده.

 - تعريف قالب شماره نامه ( وارده ، داخلي ، صادره ) در هر دبيرخانه.

 - تعريف مشخصات اشخاص حقيقي و حقوقي (طرف مكاتبات اداري)

 - پشتيباني كامل از قلم نوري ، تصوير برداري (اسكن)و امضاء ديجيتال.

 - قابليت تعريف موضوع و كليد واژه به ازاء ارجاعات متفاوت.

 - امكان افزودن و مشاهده انواع پيوست و درج نامه هاي عطف و پيرو.

 - امكان حاشيه نويسي به صورت متني يا قلم نوري.

 - ارتباط با ساير نرم افزارها مانند Excel،Wordو... به شكلي كه داخل برنامه مي توان محيط Word را فراخواني و نامه مورد نظر را تايپ كرده و به نامه پيوند زد .

 - ارسال نامه ها همراه با صدا و تصوير و فيلم و يا هر اطلاعات ديگري.

 - مشاهده درختي تمام اقدامات هر نامه كه توسط مراجع مختلف انجام شده است.

 - تغيير طبقه بندي نامه ها به هنگام ارجاع با توجه به اهميت نامه يا پيوست ضميمه شده به منظور حفاظت از اطلاعات در گردش.

 - قابليت جستجو به صورت متني و يا حول اقلام محورهاي اطلاعاتي در كليه مكاتبات در گردش ، بايگاني شده و كارتابل.

 - ايجاد و مشاهده كارتابل مكاتبات ،‌مكاتبات ارسالي و حذف شده به تفكيك سمت هاي سازماني .

 - ايجاد و مشاهده كارتابل پيامها ، پيامهاي ارسالي و حذف شده به تفكيك كاربران.

 - مشاهده پوشه ها در سطوح درختواره بايگاني توسط سمتهاي مجاز.

داشتن مجموعه بزرگي از كارمندان و وجود اطلاعات گسترده از اين گروه و همچنين ثبت احكام حقوق ماهيانه با توجه به كاركرد هر يك از پرسنل مستلزم طبقه بندي و كنترل گردش اطلاعاتي مربوط به اين مجموعه است .

نرم افزار پرسنلي و حقوق از سري نرم افزارهاي سيستم جامع اتوماسيون سازمان آمار و فناوري اطلاعات شهرداري يزد با در نظر گرفتن اين مهم مديران سازمان ها را در دستيابي به اهداف زير كمك خواهد كرد.

خلاصـه امكانـات و ويژگيهـاي سيستـم پرسنلـي :

- ايجاد نمودار سازماني با امكانات زير :

- رويت نمودار سازماني به صورت درخت

- اخذ مشخصات هر سمت سازماني

- معرفي مشاغل مجاز هر سمت سازماني

- رويت افراد داراي هر سمت سازماني

- رويت افراد قابل جايگزين در هر سمت سازماني

- چاپ نمودار سازماني

- دريافت و ثبت اسناد گوناگون پرسنلي شامل :

- انواع احكام حقوق و ترميم حقوق و ارتقاء و . . .

- اسناد تشويق و توبيخ

- اسناد دريافت وامهاي گوناگون

- اسناد اعطاي وامهاي گوناگون

- اسناد هزينه هاي رفاهي پرسنل مانند درماني ، هزينه هاي ورزشي و . . .

- طراحي و معرفي ساير اسناد پرسنلي جهت انطباق با اسناد جاري سازمان مربوطه .

- معرفي انواع مبالغ احكام حقوق جهت انطباق با نيازهاي سازمان .

- معرفي شرايط پرداخت هر نوع مبلغ حكم جهت كنترل هنگام صدور حكم .

- معرفي نحوه محاسبه خودكار براي هر نوع مبلغ حكم جهت اعمال در هنگام صدور حكم .

- دسترسي به اسناد پرسنلي از دو طريق :

- پرونده پرسنلي يك نفر

- احكام موردي و دوره اي كل افراد

- معرفي مشخصات كاركنان ازطريق :

- اطلاعات شناسنامه اي

- اطلاعات مدارك تحصيلي

- اطلاعات دوره هاي تخصصي

- اطلاعات سوابق كاري و تجربي

- اطلاعات سوابق پزشكي شامل انواع بيماريها ، سوابق بستري شدن ، معلوليتها و . . .

- اطلاعات افراد تحت تكفل

- ثبت كاركرد پرسنل به صورت روزانه يا ماهانه

- معرفي انواع كاركرد جهت انطباق با نيازهاي سازمان مربوطه

- صدور حكم مكانيزه حقوق براي تمامي يا بخشي از كاركنان و معرفي انواع افزايشها در مبالغ حكم.

- جستجوي فرد يا گروهي از افراد بنابر شرايط انتخابي هر كاربر در تمامي بخش هاي سيستم .

- پيگيري اسناد پرسنلي جهت تاييد مديران ذيربط.

- طراحي فرمهاي چاپي اسناد پرسنلي جهت انطباق با فرمهاي جاري سازمان .

- چاپ اسناد پرسنلي مانند حكم حقوق ، ابلاغ ، توبيخ ،تشويق و . . .

- طراحي گزارشهاي مديريتي جهت طبقه بندي و خلاصه سازي اطلاعات .

- ثبت اطلاعات عمومي سازمان براي جلوگيري از عمليات داده آمائي تكراري جهت كليه كاركنان .

- معرفي كاربران ، گروه كاربران و محدوده عملياتي و دسترسي آنها جهت تامين امنيت اطلاعات .

يكي از ابعاد بسيار مهم سازمان از لحاظ فني اقتصادي و كاربردي در حال حاضر بهترين شيوه بكارگيري دارايي ها و محصولات سازمان است و همچنين مي دانيم كه قسمت عمده اي از دارايي هاي سازمان نهفته و انباشته شده است و مديريت مالي و تداركات و انبارها در صددند تا بهترين تركيبي را كه متضمن حداكثر سود يا حداقل هزينه براي سازمان باشد معين نمايند .

انبارها را از سه جهت مي توان مورد بررسي قرار داد يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل انبار، نوع قفسه بندي ها، محل كالاها در انبار و ... و دوم سيستم اطلاعاتي انبار كه به طرح گردش رسيدها و حواله هاي انبارها مي پردازد به نحوي كه اطلاعات به بخش هاي مختلف مديريتي و كاربردي به موقع و به مقدار لازم برسد و سومين بحثي كه در انبارها حائز اهميت است بحث ارزش ريالي موجودي انبارها است .

معمولا در منظم ترين انبارها از لحاظ طبقه بندي و چيدمان كالاها يافتن كالاي مورد نظر بدون استفاده از نرم افزارها كاري نسبتاً دشوار و مستلزم صرف وقت قابل توجهي مي باشد در بسياري از موارد، تنها مسئول انبار است كه از موجود بودن يا نبودن كالاي مورد نظر و يا محل آن اطلاع دارد . در اين ميان توجه به ارتباط نزديك و تنگاتنگ عملياتي و اطلاعاتي ميان سيستمهاي انبار تداركات توليد و فروش از اهميت ويژه اي برخوردار است و استفاده از نرم افزاري كارساز خواهد بود كه چنين ارتباطي را ميان سيستم هاي ياد شده فراهم آورد .

نرم افزار حاضر به عنوان بخشي از سيستم جامع اتوماسيون اداري و مالي سازمان آمار و فناوري اطلاعات شهرداري يزد به شايستگي اين قابليت را در خود دارد و نياز سازمان ها و مؤسسات اقتصادي را به خوبي برآورده مي سازد .   

- طبقه بندي انواع كالا به تعداد سطوح مورد نياز براي تهيه گزارشها بر اساس طبقه مختلف كالا.

- امكان تعريف انبارهاي مختلف كالا.

- امكان تعريف مكان فيزيكي كالا در انبار براي پيدا كردن كالا در انبارهاي بزرگ.

- ثبت رسيد و حواله و برگشت كالا به انبار و چاپ فرم هاي مربوطه.

- بروز رساني اتوماتيك موجودي انبار بعد از ثبت فرمهاي مربوطه و كنترل موجودي.

- امكان انبارگرداني آخر دوره و چاپ ليستهاي لازم براي انبار گرداني فيزيكي .

- امكان تعريف نقطه سفارش و نقطه بحراني .

- تهيه اتوماتيك ليست درخواست خريد براي يك انبار بر اساس نقاط سفارش و يا براي يك حواله خاص بر اساس كسري آن.

- ارتباط كالاهاي موجود در انبار با كالاهاي موجود در سيستم اموال براي به جريان انداختن اتوماتيك كالاهاي اموالي كه از انبار خارج مي شوند و وارد سيستم اموال مي شوند.

- گزارشهاي مختلف موجودي ، ورود و خروج دائمي يا اماني بر اساس بازه هاي مختلف مانند : تاريخ ، شماره اسناد، انبارداران، كارپردازان ، انبارها و غيره.

- ارائه گزارش كاردكس كالا.

- تعيين مركز هزينه حسابداري (كدينگ حسابداري) براي اقلام خروجي از انبار.

- ارتباط مستقيم با سيستم حسابداري براي صدور اتوماتيك اسناد حسابداري از روي حواله ها.

- محاسبه قيمت كالا هنگام خروج از انبار بر اساس روشهاي قابل تعريف مانند روش ميانگين ، FIFO يا LIFO و يا هر روش دلخواه ديگر.

- ايجاد سند اصلاحي براي اصلاح اتوماتيك مبالغ حواله ها و رسيدهايي كه بعد از يك حواله يا رسيد اشتباه صادر شده اند.

ثبت اطلاعات داراييهاي ثابت در سازمان از قبيل ماشين آلات ، اثاثه اداري ، ساختمان و ... و ملزومات مصرفي و محاسبه استهلاك آنها براي هر سازمان داراي اهميت مي باشد.

نرم افزار اموال و استهلاك از سري نرم افزارهاي سيستم جامع اتوماسيون اداري و مالي سازمان آمار و فناوري اطلاعات شهرداري يزد با امكانات زير جوابگوي نياز مديران عامل سازمانها مي باشد.

خلاصه امكانات و ويژگيهاي سيستم اموال :

-تعريف و تقسيم بندي انواع كالا در چهار طبقه اصلي ، فرعي ، زير گروه فرعي ، عنوان كالا.

- امكان ثبت نقل و انتقالات اموال براي رديابي موقعيت آنها در حد اتاق ، ساختمان يا واحد.

- محاسبه استهلاك اموال بر اساس بازه زماني يا كل سال يا چند ماهه.

- محاسبه استهلاك براي هر پلاك بر اساس روش نزولي يا مستقيم.

- در نظر گرفتن حالتهاي مختلف در محاسبه استهلاك مانند در حال بهره برداري ، اسقاط ، بدون استفاده (30 درصد استهلاك)و ... .

- ارتباط با سيستم انبار براي استفاده اتوماتيك از حواله هاي انبار.

- ارتباط با سيستم حسابداري براي صدور مستقيم اسناد حسابداري مربوط به استهلاك سنواتي .

- استفاده از نرخ قانوني يا نرخ توافقي شركت براي محاسبه استهلاك.

- قابليت محاسبه استهلاك جداگانه براي تعميرات اساسي يا ارتقاء سيستم كه سبب افزايش قيمت تمام كالا مي گردد و در مواعد زماني مختلف ممكن است بر روي اموال اعمال گردد.

- محاسبه استهلاك براي مراكز هزينه مختلف با در نظر گرفتن نقل و انتقال كالا براي محاسبه قيمت تمام شده هزينه هاي يك واحدكاري.

- امكان محاسبه چندين باره استهلاك موردي يا تجمعي اموال براي اصلاح و خطايابي راحت اطلاعات سيستم كه ممكن است توسط كاربر اشتباه وارد شده باشند.

- ارائه شناسنامه چندين ساله كالا و تعميرات آن ، استهلاك سنوات و ساير اطلاعات آن.

- ارائه گزارشهاي مختلف استهلاك بر اساس مورد يا مجموعه اموال بر اساس كل يا مراكز هزينه بر اساس مكان يا كل سازمان و ... .

- ارائه گزارشهاي مختلف اموال بر اساس محل استقرار مانند: اتاق ، ساختمان ، واحد و غيره يا بر اساس تقسيم بندي هاي مختلف كالا .

- امكانات بسيار ديگري نيز موجود مي باشد كه هنگام كار با آنها برخورد خواهيد كرد.

محاسبه حقوق مجموعه كارمندان به دليل ماهيت متغير و وابستگي زياد به موارد مختلفي از جمله سيستمهايي است كه نياز به اتوماسيون آن زودتر از بقيه احساس مي شود.

نرم افزار حقوق دستمزد براي محاسبه حقوق كارمندان و صدور فيش حقوقي و ليست گيري ها و ديسكت هاي بيمه و ... يعني به طور كلي عمليات مرتبط با پرداخت حقوق كارمندان مجموعه هاي بزرگ طراحي و نوشته شده است.با راه اندازي سيستم محاسبه حقوق حتي چند هزار نفر كارمند به شرط بازتاب ليستهاي لازم شبيه ليست اضافه كاري و ... مي تواند تنها توسط يك نفر محاسبه و تهيه گردد.

در صورتي كه در سيستم دستي براي اين كار شايد بالاتر از 5 نفر نيرو لازم باشد . نرم افزار در محيط عملي، طراحي، تست و به كار گرفته شده است و خاصيت بارز آن كاربردي بودن و در نظر گرفتن حتي عمليات ريز و جزئي است . قابليت هاي منحصر به فرد و توسعه موارد خاص براي شركتهاي تأمين كننده نيروي انساني از ديگر موارد قابل ذكر است.

- مطابق با آخرين قوانين حقوق و دستمزد و قابليت تعريف متغير قوانين .

- گزارشهاي متنوع ، امكان تغيير و تعريف گزارشها توسط كاربر.

- تهيه ديسكت هاي استاندارد بيمه و بانك تاييد شده توسط سازمانهاي مربوطه.

- تعريف فيلدهاي متغير حقوقي يعني تعريف عناوين فيش حقوقي توسط كاربر.

- امكانات و قابليتهاي خاص شركتهاي نيروي انساني ،انتقال مبالغ فيلدها بين عناوين مختلف.

- گزارشهاي پرسنلي و عملكرد پرسنلي به صورتهاي مختلف.

- گزارش صورت وضعيت به صورتها و حالتهاي مختلف.

- قابليت محاسبه حقوق گروهي و محاسبه حقوق تمام كارمندان .

- صدور انواع فيشهاي حقوقي / فيشهاي عادي / فيشهاي متمم / فيش تسويه .

- تعيين تعريفات حقوقي براي گروه يا تك تك كارمندان.

- محاسبه اتوماتيك مرخصي رفته و مانده يا سنوات و عيدي بر اساس عملكرد طول دوره .

- انتقال و درج مبالغ بين فيلدهاي فيش حقوقي با درصد يا عدد ثابت.

- تعريف سطوح دسترسي كاربران براي كنترل دسترسي ها .

يكي از نكات مهم براي مديران ، اطلاعات مربوط به حضور و غياب پرسنل مي باشد كه بر اساس آن مي توان اطلاعات زير را به دست آورد.

-    ميزان نفر / ساعت كارشده براي پروژه هاي مختلف جهت كسب اطلاعاتي چون قيمت تمام شده فرآورده آن پروژه .

-    سنجش نظم ورود و خروج پرسنل سازمان .

-    ارزيابي كار و زمان و برآورد نيروهاي لازم براي پروژه هاي جديد بر حسب اطلاعات گذشته مانند ميزان نفر / ساعت كار -    شده براي پروژه هاي مشابه .

-    برنامه ريزي براي ادامه فعاليتهاي سازمان مانند برنامه ريزي روزها و شيفت هاي كاري.

-    محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل بر اساس ساعات كاري ، مأموريتها و ضرايب اضافه كاري و تأخيرها ، غيبت ها ، مرخصي و غيره.

بر همين اساس در نرم افزار حضور و غياب سازمان آمار و فناوري اطلاعات شهرداري يزد از سري سيستم هاي جامع اتوماسيون اداري و مالي سعي شده است تا با انواع راهكارهاي گوناگون دستي يا دستگاه هاي ساعت زني ، اطلاعات جمع آوري شده پردازش شود و در قالبهاي مختلف قابل گزارش گيري باشند.

خلاصـه امكانـات و ويژگيهـاي سيستـم حضـور و غيـاب :

قابليت جستجوي اطلاعات پرسنل و ديدن تمام اطلاعات ورود و خروج مربوط به يك شخص مورد نظر.

-    تبادل اطلاعات با ديگر برنامه ها مانند Word,Ecxel و ديگر قابليتهاي مهم.

-    امكان ثبت حضور و غياب ( روزانه ، مرخصي ساعتي و روزانه ، ماموريت ساعتي و روزانه ، تاخير ، غيبت و غيره ) به -    صورت دستي و اتوماتيك يا ماشيني.

-    محاسبه كاركرد و انتقال آن به سيستم حضور و دستمزد به صورت On Line .

-    گرفتن گزارش كاركرد ماهانه يك پرسنل يا كل پرسنل بر اساس ماه و سال.

-    امكان گزارشگيري از فعاليتهاي گوناگون ورود و خروج بر حسب انواع مرخصي ( ساعتي ، روزانه ، استحقاقي ، استعلاجي ، بدون حقوق و ...)

-    امكان گزارشگيري از فعاليتهاي گوناگون ورود و خروج بر حسب افراد ، زمان و ساير ملاكها و تقسيم بندي بر اساس نوع فعاليت ورود و خروج .

-    ثبت و نگهداري اطلاعات مربوط به ورود و خروج پرسنل از طريق دستگاه كارت ساعت وذخيره شدن اطلاعات در فايل DBF و ثبت برنامه به صورت On Line.

-    امكان ثبت ونگهداري تاخير مربوط به سرويس اياب و ذهاب سازمان.

-    امكان محاسبه كاركرد روزانه پرسنل بر اساس كارت ساعت زني و تقويم ماهيانه سازمان.

-    امكان تعريف انواع مجموعه شيفتهاي روزانه و نمايش نمودار گرافيكي .

-    امكان تعريف تقويم كاري براي پرسنل شركت كه در آن روزهاي كاري و غير كاري مشخصمي شود و مي توان نمايش گرافيكي از اين روزها داشت.

-    ثبت اطلاعات مربوط به سرويس ها شامل نام سرويس ، نام راننده و مسير مشخص شده سرويس اياب و ذهاب .

-    تعريف انواع دستگاه هاي ساعت زني و محل هاي مختلف نصب در سازمان .

-    تعريف سمت هاي سازماني و محدوده مجاز اجراي عمليات هر سمت در سيستم.

ويژگي سيستمهـاي دستي تشخيـص مغـايرت بـانكي:

حسابهاي بانكي سازمان در سيستم حسابداري داراي شماره حسابداري مي باشند و كليه عمليات واريز و برداشت از آنها در سيستم سند مي خورد و در حقيقت سيستم بايستي بتواند موجودي حساب را بر اساس واريزي و برداشت از آنها دراختيار كاربران قرار دهد.

ولي بدليل تاخير كه در اعمال سندها در سيستم صورت مي گيرد اين امر غير ممكن به نظر مي رسد .                 از طرف ديگر چون اعمال سندهاي انجام شده در بانك با تاخير (قبل يا بعد)در سيستم حسابداري صورت مي گيرد . معمولاً در يك زمان اسناد صادر شده در بانك و اسناد صادر شده در سيستم حسابداري سازمان  همخواني ندارد.

اين عدم همخواني همچنين مي تواند بدليل نقص در سيستم اپراتوري و اشتباه كاربران سيستم چه در بانك و يا در ورود اسناد حسابداري شركت به وجود آيد. به هر حال اين واقعيتي است كه در سيستم هاي مالي وجود دارد كه بايستي با راه حلهاي مناسب آن را پوشش داد.

سيستم تشخيص مغايرت بانكي ( چه به صورت دستي و يا مكانيزه ) سيستمي است كه با دريافت گزارشهاي اسناد صادره در بانك و همچنين اسناد صادر شده در سيستم حسابداري سازمان و با مقايسه آنها سعي مي كند كه اختلاف بين دو سيستم را به هر نحوي تشخيص داده و استخراج نمايد و در صدد اصلاح آن برآيد.انجام اين كار به صورت دستي كاري طاقت فرسا است كه معمولاً با درصد خطاي بالا انجام مي پذيرد و يك محاسبه ساده بر روي تعداد افراد درگير در اين سيستم مي توان به هزينه بالاي انجام اين كار به صورت دستي پي برد.

ويـژگي سيستمهـاي مكـانيزه تشخيـص مغـايرت بـانكي :

      سيستم هاي مالي مرتبط با سازمان شما (بانك و حسابداري) اين قابليت را دارند كه از اسناد صادره در يك محدوده زماني فايل text ايجاد كنند و در اختيار كاربر قرار دهند.

اين قابليت مديران سازمان را بر آن داشته كه با يك نرم افزار ثالث اين فايل ها را مقايسه و با دقت بالاتري و اطمينان بيشتري سيستم تشخيص مغايرت بانكي را به صورت مكانيزه پياده سازي نمايند.

خلاصـه امكـانات و ويژگيهـاي سيستـم مغـايرت بانـكي:

ورودي اين سيستم دو فايل بانك و سيستم حسابداري است كه مشخصات فني اين دو فايل عبارتند از :

-    فايل بانك

-    كد پيج: Dos-Iran System

-    محتويات : تاريخ سند / شرح سند/ شماره سند/ بدهكار و بستانكار

-    محتويات : شماره سند، شماره مبنا، تاريخ سند، شرح عمليات، بدهكار و بستانكار

-    اين نرم افزار اين قابليت را در اختيار كاربر قرار مي دهد كه فرمت فايل ورودي را چه از طرف بانك و چه از طرف سيستم حسابداري براي سيستم معرفي نمايد.

- تعريف بانكها و شعب .

- تعريف حسابهاي بانكي سازمان .

- تعريف فرمت اطلاعات ورودي بانك .

- تعريف فرمت اطلاعات ورودي سيستم حسابداري.

- شماره داخلي ( توسط سيستم توليد مي گردد )

- نام فرد مغايرت گير ( بر اساس كاربر Login شده به سيستم اتوماتيك قرار داده مي شود )

- تاريخ مغايرت گيري

- شماره حساب بانكي شركت مورد مغايرت گيري ( از ليست حسابهاي بانكي شركت انتخاب مي گردد )

- اسناد بانك از تاريخ ...................

- اسناد بانك تا تاريخ ...................

- اسناد سيستم حسابداري از تاريخ ........................

- اسناد سيستم حسابداري تا تاريخ .......................

- وضعيت پرونده : در ابتداي كار« قبل از شروع » مي باشد و به ترتيب كه اطلاعات سيستم تكميل مي گردد و ورود اطلاعات انجام مي گيرد وضعيعت آن تغيير مي كند تا در نهايت به وضعيت نهايي ختم گردد و پس از آن بر روي پرونده كار جديدي نمي توان انجام داد.

- گرفتن فايل بانك

- تبديل فايل بانك به فرمت مياني

- رفتن فايل سيستم حسابداري

- تبديل فايل سيستم حسابداري به فرمت مياني

- مقايسه اطلاعات بانك و سيستم حسابداري

- شماره سند بانك

- تاريخ سند بانك

- شماره سند سيستم حسابداري

- تاريخ سند سيستم حسابداري

- شرح سند بانك

- شرح سند سيستم حسابداري

- امكان حذف از ليست تطبيقي توسط كاربر

- امكان تطبيق اطلاعات باقيمانده بصورت دستي

- ايجاد فيلد با عنوان ( تطبيق دستي ) براي موارديكه تطبيق دستي روي آنها انجام شده است.

- امكان تطبيق بين اطلاعات پرونده هاي تطبيق نيافته فعلي و ارقام باز پرونده هاي تطبيق نيافته قبلي بصورت دستي، اتوماتيك.

- تأييد دائم و يا قطع كردن ارقام باز پرونده فعلي .

- ايجاد گزارش از موارد تطبيق نيافته از فايل بانك و سيستم حسابداري .

- گزارشات آماري كلي ( بر اساس ريز اطلاعات اسناد ) سيستم .

سيستم پاسخ صوتي يكي از جديدترين روشهاي ارتباطي است كه با بكارگيري الكترونيك، كامپيوتر و مخابرات بازدهي فوق العاده اي در ارائه سرويس و برقراري ارتباط متقابل ايجاد نموده است. بكارگيري كامپيوتر در طراحي و اجراي سيستمهاي پست صوتي ، چند زبانه بودن ، ساده بودن استفاده جهت عموم مردم با استفاده از دستگاه تلفن و بدون مراجعه و حضور در مراكز مورد نظر و دسترسي اطلاعات بصورت شبانه روزي ( حتي ايام تعطيل ) از ديگر امكانات بسيار مؤثر در ارائه سرويس و گسترش سيستمهاي فوق بصورت منطقه اي و جهاني است. در اين سيستم كاربر مي تواند به كمك كليدهاي تلفن مانند يك كامپيوتر به شبكه مربوطه متصل شده و اطلاعات مورد نياز خود را وارد و يا دريافت نمايد.

خلاصـه امكانـات و ويژگيهـاي سيستـم تلفـن گويـا:

1- مكان اتصال به كليه بانكهاي اطلاعاتي استاندارد از قبيل SQL Server ، Oracle ، Access و ... .

2-امكان ذخيره كردن اطلاعات كليه عملياتي كه كاربران در حين ارتباطشان انجام مي دهند ( Activity Loggin )

3- امكان اتصال چندين كاربر همزمان ( تعداد كاربر همزمان متناظر با خطوط تلفن خواهد بود )

4- راه اندازي سيستم بر روي سيستم عامل Windows 2000.

5-امكام معرفي سيستم هاي عمومي ذيل:

از قابليت هاي سيستم اطلاع رساني گويا مي توان به موارد ذيل اشاره كرد:

- امكان تعريف و تغيير كليه آيتم هاي عملياتي ثبت شده در درخت دستورات تلفن گويا                   بصورت پويا

- امكان تعريف شماره و كليد دسترسي براي هر يك از منوها.

- امكان تعريف پخش يا عدم پخش هر يك از آيتم هاي منوها.

- ارائه اطلاعات بصورت صوت، فاكس يا پست الكترونيكي.

- ارائه گزارشهاي آماري و نموداري از تعداد تماس گيرندگان و عملياتشان .

- امكان تعريف ارسال فاكس دوره اي .

      در صورتيكه كاربر بجاي استفاده از گوشي تلفن يا فاكس از نرم افزار Internet Explorer استفاده نمايد همان اطلاعات بصورت نوشتاري يا صوتي در صفحه وب قابل مشاهده است.

سيستم اطلاع رساني گويا در شبكه محلي:  

در صورتيكه كاربر بجاي استفاده از گوشي تلفن يا فاكس از نرم افزار Internet Explorer استفاده نمايد تمامي اطلاعات را از طريق بلندگوي سيستم كامپيوتري در دسترس خواهد بود.

سيستم پست صوتي Voice Mail :

با اين سيستم براي هر كاربر يك كد و يك كلمه عبور تخصيص داده مي شود كه كاربر با ورود به سيستم از كليه پيغامهاي مربوط به خود مطلع خواهد شد در ضمن امكان گذاشتن پيغام براي ساير كاربران در صندوق پستي يا پست الكترونيكي آنها وجود دارد.

از قابليت هاي اين سيستم مي توان به موارد ذيل اشاره كرد:

- امكان حذف پيغامهايي كه مورد نياز نيستند.

- امكان تعريف گروهاي كاربري براي هر كاربر جهت گذاشتن پيغام براي كاربران داخل گروه.

- امكان ارسال فاكس يا پيغام از طرف مديريت سيستم به گروههاي كاربري تعريف شده ، اين امكان جهت اعلام بخش نامه ها و احكام جديد در سازمان مفيد مي باشد.

- انتقال يك صندوق پستي به صندوق ديگر ، اين امكان جهت ارجاع پيغام براي فرد مربوطه نياز مي باشد.

عملكرد اين سيستم بدون صورت است كه تماس گيرنده در صورت داشتن سؤال ، مي توان آن را مطرح كند و سيستم با دادن كد به تماس گيرنده زمان تماس مجدد را اعلام مي نمايد . تماس گيرنده در زمان موعد با وارد كردن كد ، جواب خود را خواهد شنيد .

- قسمت مختلف اداري از قبيل : دبيرخانه ،مالي ، رفاه ، روابط عمومي ، پيگيري و شكايت .

برخي از قابليتهاي سيستم بدين شرح مي باشد:

- امكان تعيين چندين گروه پرسشي در سيستم به تفكيك سؤالات و انتقال آنها به صندوقهاي مربوطه.

- امكان جوابدهي به سؤال از طريق منوي هوشمند پيام جديد و يا قديمي.

- امكان جوابگويي و يا حذف يك پرسش از طريق منوي پاسخگويي صندوق ، توسط مدير سيستم .